IP телефония для небольшой компании - оптимальное решение

В данном решении мы хотим подробно разобрать вопрос, который задают себе не только руководители компаний, но и специалисты, когда думают какую же АТС использовать в своей организации. Какая АТС даст не просто экономию на хозяйственных расходах, но и привнесет в бизнес очевидные конкурентные преимущества? Ведь хорошо то решение, которое не только экономит деньги, но и позволяет их зарабатывать эффективнее и проще.

В настоящее время подобными возможностями обладают решения на базе IP АТС Asterisk. Её использование приводит к значительной экономии средств и к снижению затрат на связь как по России, так и международным направлениям. Дело в том, что использование IP-телефонии на базе Asterisk даёт возможность подключить к Вашей IP-АТС не одного, а множество операторов с минимальными затратами и быстро. При этом каждый из операторов обладает своими преимуществами и стараеться предоставить услуги по наиболее выгодным для клиента тарифам, что позволяет нам выбирать и комбинировать лучшие предложения. Большинство современных операторов связи уже давно используют решения на базе IP-телефоонии, но при этом внедрение подобной системы в вашей компании отнюдь не означает что она будет дорогой в установке и последующем обслуживании.

Так какую же IP АТС выбрать, среди множества имеющихся на рынке? Какое решение будет оптимальным по цене и возможностям для небольшой компании, к примеру численностью 25 человек?

Одно из важнейших преимуществ приведенного ниже решения заключается в том, что оно применимо как для небольших компаний, в которых работает от 20 сотрудников, так и для крупных компаний с тысячами сотрудников и разветвленной филиальной структурой. Такая поразительная мастабируемость и богатые возможности позволяют использовать IP АТС в качестве платформы для телефонии практически в любой организации.

IP-телефония на базе Asterisk предоставляет возможность получить следующие преимущества:

• Снизятся расходы на междугородние и международные разговоры. При выборе между операторами междугородней связи значительной экономии не получится, так как их тарифы отличаются друг от друга не значительно. А вот тарифы любого оператора IP-телефонии значительно ниже тарифов операторов традиционной междугородней связи. Сегодня на рынке присутствует большое количество операторов IP-телефонии, которые предоставляют как безлимитные тарифы за фиксированную стоимость, так и с поминутной оплатой. При таких низких тарифах у многих возникают сомнения в качестве и надежности связи. Это не так — качество связи IP-телефонии соответствует современным требованиям. Более низкие тарифы операторов IP-телефонии объясняются революционными способами передачи информации и более низкими затратами на каналы связи и оборудование.
• Снизятся расходы на каналы связи. Внедрение любой мини АТС позволяет равномерно распределить нагрузку на телефонные номера компании и отказаться от лишних. Внедрение IP-АТС Asterisk позволяет получать номера от телефонных компаний по протоколу SIP через Интернет. Это дает множество преимуществ: в случае с многоканальным номером можно получить неограниченное количество входящих вызовов, при переезде вы не теряете существующие номера и экономите на подключении новых телефонных номеров. Если же компания полностью решается перейти на IP-телефонию, то это позволяет унифицировать кабельную разводку в офисе компании, так как IP-телефоны подключаются к Ethernet сети.
• Снизятся расходы на рекламу и продвижение телефонных номеров компании. Часто при переезде компания теряет телефонные номера, по причине принадлежности номеров арендодателю иди отсутствия технической возможности переноса на новое место. Приходится заново «раскручивать» новые номера, обзванивать клиентов. Неизбежны расходы на получение и подключение новых номеров. Избежать этого можно только при получении телефонных номеров через Интернет по протоколу SIP. В качестве второго примера можно рассмотреть ситуацию, когда требуется оценить эффективность рекламных компаний. В этом случае на каждый рекламный модуль выделяют отдельный телефонный номер и по количесткву откликнувшихся клиентов измеряют эффективность каждого из модулей.
• Оперативность получения отчетов и удобный интерфейс для сбора и анализа статистики телефонных переговоров. Это кажется странным, но только сама возможность сбора и анализа статистики и записи телефонных переговоров, заставляет сотрудников быть более дисциплинированными и не пользоваться средствами связи организации в личных целях. А широкие возможности для постоения разнообразных отчетов и мониторинга текущей загрузки телефонных линий помогут четко контролировать работу отделов и сотрудников. 
• Быстро окупаемые расходы на оборудование. Затраты на оборудование связи — это те капиталовложения, которые должны принести конкурентные преимущества и позволить контролировать расходы на связь. Но помимо финансовых показателей следует учитывать насколько решение позволило улучшить бизнес-процессы и сэкономить время сотрудников.

Статистика и детализация звонков

Периодически в офисах может возникать ситуация, при которой нужно узнать какую-то подробную статистику о звонках: кто звонил, куда, когда и сколько раз. В IP-АТС Asterisk (использующую для хранения данных базу данных MySQL) доступна вся информация по АТС и различных показателях ее использования. База данных хранит файлы CDR и записывает всю информацию, которая может впоследствии пригодиться. Например, о датах звонков, их направлениях, длительности, о том, как долго звонок оставался без ответа, какой номер был набран при исходящем вызове и многом другом.

Программа учёта звонков позволяет фиксировать и сохранять в базу данных информацию обо всех городских, междугородных, международных и входящих звонках круглосуточно и в реальном режиме времени. С помощью системы Вы получаете следующие сведения:  Дата, время, длительность, абонент, набранный номер, статус звонка, отдел, оператор, через которого был сделан звонок, время от окончания набора номера, до состоявшегося соединения.

Кроме того, есть возможность экспортировать звонки и формировать детальные и сводные отчеты.

Запись разговора

Большая часть вербального обмена информацией (будь то общение сотрудников с внешним окружением (клиентами, партнерами и др.) или внутрифирменное общение) осуществляется при помощи телефона. Многочисленные контакты могут содержать важную информацию, необходимую, как для целей обслуживания клиентов, налаживания работы ключевых участков работы, так и для обеспечения правильного и безопасного функционирования организации в целом. Поэтому часто возникает потребность в записи телефонных переговоров с возможностью быстрого поиска и восстановления требуемого разговора.

С этой задачей успешно справляется система записи на IP-АТС Asterisk. Она позволяет не только записывать все телефонные разговоры, но и хранить их на сервере и в любое время прослушивать записи. Возможна как сквозная запись всех входящих/исходящих вызовов, так и отдельных номеров, определенных направлений, исходящих или входящих вызовов. Абонент может сам активировать эту функцию во время разговора.

Сквозная запись разговоров полезна для сотрудников call-центров, дилинговых отделов банков и финансовых компаний и предоставляет возможность решать спорные ситуации операторов с абонентами. Службам безопасности выявлять утечки информации, пресекать попытки угрозы и шантажа и т. п. Сквозная запись разговоров дисциплинирует сотрудников и на психологическом уровне мотивирует их не совершать звонков, решающих личные вопросы. Возможность активации записи во время разговора полезна, когда нужно задокументировать важные телефонные переговоры, когда под рукой нет бумаги или ручки, чтобы записать важные данные во время телефонного разговора. Вы можете позднее прослушать записанный разговор и детально его проанализировать.

Система записи разговоров на IP-АТС Asterisk сделана максимально просто и понятно для пользователя. Настройка системы и все установки задаются через интуитивно понятный web-интерфейс. С его помощью вы сможете проводить поиск по различных критериям в базе записанных разговоров.

Процесс записи разговора происходит автоматически, и так же не требует вашего непосредственного вмешательства. Прослушивание записанного разговора возможно двумя, также весьма простыми, способами. Первый – это скачать разговор с сервера себе на рабочую станцию, а второй – это прослушивание звонка непосредственно с сервера Asterisk без необходимости скачивания. Второй способ становится возможным при установке специального плагина для браузера.

Удобное администрирование и гибкая система настроек позволяют использовать запись разговоров на IP-АТС Asterisk практически любому работнику, так как это не требует специальных знаний или особой подготовки. 

Голосовое меню (IVR)

Одна из самых полезных функций программной ATC Asterisk– интерактивное голосовое меню (IVR). IVR - система предварительно записанных голосовых сообщений, выполняющая функцию маршрутизации входящих звонков внутри АТС, пользуясь информацией, вводимой клиентом с помощью тонального набора. Озвучивание IVR — важная составляющая успеха компании. Правильно подобранное сочетание музыкального сопровождения, голоса диктора и используемой лексики создаёт благоприятное впечатление от звонка в организацию. Маршрутизация, выполняемая с помощью IVR-системы, обеспечивает правильную загрузку абонентов компании. Основное предназначение таких систем — перенести максимум нагрузки с секретаря или оператора, являющейся дорогостоящим ресурсом, на машину. 

К примеру, простейшее голосовое меню представляет собой фразу типа «Здравствуйте! Мы рады приветствовать Вас в нашей компании».

Но простейшей IVR не всегда бывает достаточно для комфортной работы с клиентами. Поэтому чаще всего распространены сложные IVR, ведь главная особенность голосового меню – это возможность предоставления абоненту выбора, т.е. перехода к прослушиванию нужной информации после нажатия какой-либо кнопки (1, 2, 3 и т.д.).

Интерактивное голосовое меню (IVR) можно свободно использовать во благо своей компании, ведь оно выполняет множество различных полезных функций:

- во-первых, IVR является способом снижения нагрузки на секретаря. Клиенты, звонящие в компанию, самостоятельно могут выбрать маршрут прохождения звонка.

- во-вторых, IVR является лицом компании. Наличие интерактивного меню считается хорошим корпоративным стилем и оказывает влияние на престиж компании в глазах ее клиентов.

- в-третьих, наличие IVR позволяет компании обработать входящий звонок в нерабочее время, когда все сотрудники отсутствуют на работе (например, в вечернее время или по праздникам). Система IVR может информировать клиента о графике работы офиса компании, его расположении, схеме проезда, а также записать голосовое сообщение, которое будет переправлено на электронный адрес менеджера.

- в-четвертых, IVR позволяет организовать рекламно-информационное обслуживание клиентов, которое можно осуществлять как в момент ожидания ответа оператора (в очереди), так и по явному выбору клиента. Поводом для создания рекламно-информационного блока может являться:

- появление новой услуги или нового продукта;

- поздравление клиентов с праздником;

- уведомление о смене адреса, номера телефона, графика работы

С помощью голосового меню Asterisk Вы сможете не только обеспечить максимально простой и быстрый способ интерактивной коммуникации с абонентом, но и получите возможность сформировать лояльность отношения и еще более улучшить имидж Вашей компании в глазах клиентов. Неважно, каковы размеры Вашей компании – использование голосового меню Asterisk будет оправдано в любом случае.

Голосовая почта

Функция голосовой почты стала едва ли не самой популярной возможностью интернет телефонии, которая позволяет не терять ни единого входящего звонка и долго хранить всю голосовую информацию, которая поступает на Asterisk сервер. Сложно дозвониться менеджеру по продажам или дать указания работнику, который часто отсутствует? Воспользуйтесь голосовой почтой как мощным средством повышения эффективности всех рабочих процессов и более точного мониторинга клиентских звонков.

Голосовая почта приложения Asterisk включает в себя персональный голосовой ящик для хранения, прослушки и отправки сообщений внешним и внутренним абонентам. Сфера применения подобных ящиков достаточно широка в силу своего удобства и простоты. Так, например, голосовая почта незаменима в случаях, когда сотруднику приходится часто покидать рабочее место или находиться вне зоны доступа мобильных телефонных сетей. Входящие звонки будут сохранены в голосовой почте, а вы получите уведомление об этих вызовах вместе с самим сообщением. В приложении Asterisk это реализовано благодаря функции MWI, которая позволяет мгновенно отображать на телефоне количество новых голосовых сообщений по мере поступления. Это крайне удобно тем, что, даже находясь вне рабочего места, Вы всегда будете знать, кто и зачем вам звонил. 

Также с помощью этого меню вы можете осуществлять запись индивидуальных сообщений  для автоответчика голосовой почты, чтобы информировать звонящих о причинах своего отсутствия, дальнейших действий и так далее.

Голосовой ящик также активно используется и для передачи срочных сообщений и распоряжений руководителя на пульт сотрудника, который в данный момент разговаривает по телефону или занят. Так, чтобы не ждать, пока сотрудник освободится,  распоряжение записывается на его голосовую почту. Уведомление о новом голосовом сообщении сотрудник получает мгновенно и может прослушать его сразу после окончания разговора. Точно также можно оставлять важные сообщения и своим отсутствующим коллегам, которые обратятся к нему сразу после возвращения на свое рабочее место.

Возможности роста

Одним из самых полезных свойств IP-АТС Asterisk, безусловно, является ее масштабируемость. Благодаря этой особенности Вы получаете практически неограниченные возможности по увеличению количества внутренних абонентов и добавлению в телефонную сеть новых филиалов. Сервер IP-АТС Asterisk  может параллельно обрабатывать до сотни звонков. Когда же и этого количества становится мало, в сеть просто добавляются новые телефоны. Таким образом, Вы не потеряете ни одного клиента из-за того, что во время его звонка все линии были заняты, а предприятие может безболезненно и без особых затрат расширить свой бизнес.

 Перечислен  далеко не самый полный перечень преимущества использования современной IP-АТС Asterisk. Все, кто уже установил ее у себя в офисе, успели оценить финансовую выгоду такого типа связи и уже сэкономили немалые денежные суммы.

Логическая схема решения

 

Описание реализации

В качестве аппаратной платформы для данного решения возможно использовать недорогой, но достаточно производительный для реализации необходимой задачи сервер Hewlett-Packard DL320e.

Спецификация сервера 

Каталожный номер	Описание	Количество
675420-421	Proliant DL320e Gen8 G2120 NHP Rack(1U)/IntelPent2C 3.1GHz(3Mb)/1x2GbUD/B120i(ZM/RAID0/1/1+0)/1x500GbS ATA(4)LFF/noDVD/iLOstd(w/o port)/2xGigEth/1x350W	1
458941-B21	500GB 3,5"(LFF) SATA 7.2K 3G NHP Midline HDD (For Non Hot Plug servers)	1
652238-B21	HP SATA DVD ROM, 9.5mm, JackBlack Optical Drive for DL160/320e/360p/360e Gen8	1
674845-B21	HP Dedicated iLO Management Port Kit for DL320e/ML310e Gen8	1
675420-421	HP Care Pack - Next Day Onsite Response, 3 year (U6E91E)	1

 

Помимо  производительной современной платформы, которой достаточно для выполнения всех возложенных в рамках проекта задач, дополнительно в сервер установлены 2 жестких диска. Диски работают в режиме зеркалирования (RAID1), что позволяет повысить сохранность данных и отказоустойчивость решения в целом. В дополнение к аппаратной части, мы предлагаем приобрести пакет расширенной гарантии от производителя на 3 года, который позволит заменить любую отказавшую в сервере деталь на следующий день после обращения в службу поддержки HP. Не стоит забывать, что даже самый простой сервер надежнее обычного компьютера.

Мы рекомендуем использовать следующие модели телефонных аппаратов прекрасно зарекомендовавших себя в работе. Они хорошо собраны с использованием качественных комплектующих, крепкие, обладают хорошей эргономикой.

Телефонный аппарат Linksys SPA303-G2 – это современный IP аппарат с тремя телефонными линиями и встроенный 2-портовым коммутатором был протестирован на совместимость с оборудованием многих производителей VoIP-оборудования. Cisco SPA 303 имеет большое количество функций и настраиваемых параметров, он идеально подойдет для малого бизнеса.

 

 

Телефонный аппарат Linksys SPA508 является 8-линейным настольным IP телефоном для малого и среднего бизнеса. Оборудован ЖК-дисплеем высокого разрешения. SPA508G имеет 2 коммутируемых порта Ethernet с поддержкой IEEE 802.3af, совместимых с PoE (Power Over Ethernet). Среди особенностей Linksys SPA508G также: индикатор ожидающих сообщений, 4-позиционная клавиша навигации, 12 кнопок набора номера, подсвечивающиеся кнопки громкости, удержания звонка, меню настроек и доступа к голосовой почте. 

IP-телефон SPA508G хорошо работает с Asterisk и другими платформами IP PBX, основанными на SIP. SPA508G поддерживает стандартные кодеки G.729a, G.722 High Definition Audio и ряд других кодеков компрессии голоса.

SPA508G имеет веб-интерфейс для локальной настройки, и может быть настроен удаленно через TFTP, HTTP или HTTPS. Другие особенности Linksys SPA508G включают: службу обновления ПО без прерывания работы, конфигурационные файлы в формате XML, 256-битное AES-шифрование файлов конфигурации, а также периодические уведомления о наличии обновлений через SIP Notify.

Панель расширения Linksys SPA500S – Консоль расширения для IP-телефонов Linksys серии SPA 500. Консоль оснащена тридцатью двумя кнопками со светодиодами, которые, в зависимости от статуса линии, меняют цвет. Модуль позволяет быстро переключиться на нужную линию, перехватывать или переводить звонок. Доступна функция быстрого набора.

 

Cтоимость решения

Чтобы оценить примерные затраты на переход к IP телефонии - возьмем небольшую компанию численностью 25 человек. Стоимость решения складывается из стоимости аппаратной составляющей и работ по настройке IP АТС. 

Стоимость аппаратной составляющей:

№	Описание	Артикул	Количество	Цена	Итого
1	Аппаратная платформа - сервер IP телефонии	HP DL320Gen8	1	$1 710,00	$1 710,00
2	Сетевой коммутатор	Linksys SG300-28P	1	$795,00	$795,00
3	Телефонный аппарат (БП в комплекте)	Linksys SPA303-G2	23	$99,00	$2 277,00
4	Телефонный аппарат секретаря (PoE)	Linksys SPA508G	2	$179,00	$358,00
5	Панель расширения	Linksys SPA500S	1	$71,00	$71,00
6	Блок питания	PA100-EU	4	$10,00	$40,00
	Итого				$ 5251

 

Если сравнить стоимость данного решения с другими АТС, которые позиционируются на рынке как АТС для малых предприятий, и которые способны реализовать перечисленные нами функции, то Вы обнаружите, что стоимость подобных решений выше. Чтобы удовлетворить свое любопытство, мы провели расчет нескольких АТС (Samsung OfficeServ 7070, Panasonic NCP500, Panasonic NCP1000, NEC SL1000), который показал следующее:

- для использования заявленных функций зачастую требуется покупка дополнительных модулей расширения или лицензий к базовой конфигурации АТС

- АТС ограничены определенными лимитами по расширению, и с определенного момента развития компании потребуется замена АТС на более мощную

- производители данных АТС зачастую используют свои закрытые протоколы или страндарты, что ограничивает свободу выбора, использования и подключения аналогичных устройст других производителей

- стоимость таких АТС, с функционалом примерно аналогичным нашему решению, начинается от 8250 долларов.

 

Стоимость наших работ для настроки IP АТС в обозначенной конфигурации на данный момент составляет 60 000 рублей, в которые входит следующее:

• подключение городских линий
• подключение альтернативных SIP операторов
• настройка логики и маршрутизации звонков
• настройка голосового меню
• включение функции записи звонков
• включение и настройка голосовой почты
• настройка учета вызовов
• монтаж и настройка оборудования.

Все работы по настройке системы проводятся нами в течении двух-трех рабочих дней, после чего вы получаете готовую и работоспособную телефонную систему с фукнционалом, который раньше был доступен на дорогих АТС класса предприятия. 

Высокая надежность, гибкая маршрутизация звонков, запись разговоров, удобное голосое меню IVR, богатая статистика и удобная система мониторинга - все это ваш новый инструмент для бизнеса и несомненное конкурентное преимущество.

В качестве подарка от нас Вы получите голосовое приветствие системы IVR, озвученное профессиональным диктором!

 

Если Вы хотите быстро и без остановки работы компании перейти на IP АТС - оставьте заявку на нашем сайте или позвоните нам по телефону +7 495 640-8642. Мы с удовольствием ответим на Ваши вопросы, обследуем Вашу существующую АТС, а затем подготовим для Вас предложение, установим и настроим решение в течение 2-3 рабочих дней!